Pemanfaatan Microsoft Office dalam Kegiatan Pembelajaran

1. Microsoft Word

Seorang guru yang menguasai teknologi informasi adalah guru yang dalam melaksanakan tugasnya sebagai guru mulai dari perencanaan pembelajaran, pelaksanaan pembelajaran, penilaian hasil belajar, analisis hasil belajar maupun kegiatan remedial dan enrichment telah memanfaatkan komputer secara optimal. Dokumen administrasi guru semuanya tersimpan secara digital dan setiap saat dapat diakses dan diperbaharui sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan pembelajaran yang dirancang guru mulai dari progam tahunan sampai rencana persiapan pembelajaran dibuat dan disimpan secara digital dalam bentuk file-file dalam program aplikasi microsoft word. Manfaat yang diperoleh guru dari pemanfaatan aplikasi wicrosoft word dalam pembuatan perencanaan pembelajaran sangat banyak, diantaranya; pertama, guru dapat memiliki back-up data yang lengkap dan setiap saat dokumen perencanaan pembelajaran dapat direvisi dan di-up-date sesuai kebutuhan. Kedua, guru dapat mem-print-out dokumen tersebut untuk kepentingan pembelajaran dan supervisi dan dapat dengan seketika melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap dokumen tersebut. Hal ini sangat membantu guru dalam efisiensi waktu, tenaga dan pikiran. Ketiga, soal-soal ulangan blok maupun harian serta bank soal dapat terdokumentasikan dengan rapih dan dapat diakses kembali untuk kepentingan assessment berikutnya. Keempat, guru mendapatkan kemudahan dalam menyiapkan dokumen pembelajaran dan penilaian karena tidak harus memulai dari nol setiap kali harus membuat dokumen pembelajaran seperti ketika semua administrasi guru dan dokumen pembelajaran masih dibuat secara manual dan konvensional. Selama ini, persoalan yang selalu dihadapi guru ketika menghadapi suvervisi adalah tidak siapnya dokumen administrasi pembelajaran karena faktor waktu yang tersedia untuk mempersiapkan dokumen tersebut tersita oleh kegiatan pokok. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, persoalan waktu dan kesulitan teknis dapat dipangkas sehingga penyusunan dokumentasi administrasi pembelajaran dan dokumentasi soal-soal menjadi lebih mudah, efektif dan efisien.

Dokumen administrasi guru yang dapat dibuat dalam format microsoft word diantaranya adalah program tahunan, program semester, silabus, analisis SK dan KD, rencana persiapan pembelajaran, soal-soal ulangan blok dan harian dan dokumen lainnya yang membutuhkan software pengolah kata.

2. Microsoft Powerpoint

Microsoft Powerpoint merupakan aplikasi yang disiapkan oleh Microsoft Corporation untuk melakukan presentasi di depan publik yang terbatas. Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur-fitur dan menu yang lengkap sehingga sebuah presentasi dapat dibuat semenarik dan seatraktif mungkin. Dalam prakteknya di kelas, pemanfaatan aplikasi powerpoint membutuhkan dukungan perangkat keras (hardware) yaitu satu unit komputer portable yaitu laptop dan in-focus yang berfungsi sebagai wide-screen Dengan tersedianya aplikasi ini di pasaran, guru dapat memanfaatkan aplikasi powerpoint untuk kepentingan presentasi di kelas.

Kegiatan pembelajaran akan sangat menarik dan menyenangkan di mata siswa, karena guru dalam presentasinya dapat menyisipkan suara tertentu atau bahkan lagu, gambar lucu ataupun animasi yang menarik sehingga siswa merasa senang dan tidak bosan di kelas. Dengan powerpoint telah terjadi revolusi cara mengajar guru, jika selama ini kelas dianggap siswa sebagai “penjara”, maka setelah guru menggunakan powerpoint, kelas berubah menjadi “kelas” yang menyenangkan di mana di dalamnya terjadi kegiatan pembelajaran.

Pemanfaatan aplikasi powerpoint sebagai technology based education dan multimedia learning secara bertahap sejatinya mulai diterapkan oleh guru dalam kegiatan pembelajaran di kelas. Powerpoint sebagai software presentasi ternyata sangat membantu guru dalam memancing minat dan motivasi siswa untuk belajar. Di samping itu, suasana kelas menjadi aktif dan siswa merasa senang dengan presentasi yang ditampilkan guru. Dengan powerpoint guru menjadi leluasa untuk berimprovisasi merencanakan pembelajaran yang atraktif karena fasilitas yang ada pada aplikasi powerpoint sangat lengkap untuk membuat presentasi yang tidak membosankan. Di samping itu, guru memiliki banyak pilihan menampilkan kegiatan pembelajaran sekreatif mungkin untuk kepentingan belajar siswa.

Di antara fitur yang tersedia dalam microsoft powerpoint yang dapat digunakan oleh guru dalam membuat presentasi pembelajaran adalah:

a) Variasi background;
b) Variasi teks, warna dan grafik;
c) Menggabungkan file;
d) Hyperlink;
e) Navigasi;
f) Insert picture, video dan audio;
g) Variasi animasi;
h) Insert flash.

Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan ketika akan membuat presentasi pembelajaran dengan menggunakan microsoft powerpoint adalah:

A. Aspek Pembelajaran:

1. Substansi materi harus sesuai dengan konsep dan teori yang benar.
2. Pemilihan topik harus sesuai dengan kurikulum.
3. Adanya konsistensi antara materi dan tujuan pembelajaran.
4. Aktualitas (sesuai dengan perkembangan mutakhir).
5. Adanya kejelasan pesan yang membantu mempermudah memahami konsep dan memperjelas pemahaman.
6. Pemberian contoh untuk membantu penjelasan.
7. Pemilihan KD yang divisualkan terutama yang bersipat verbal.

B. Aspek Teknis:

1. Suara (audio) digunakan untuk memperjelas konsep dan mencairkan suasana kelas.
2. Tampilan layar presentasi seperti warna dan tata letak harus memperjelas ilustrasi.
3. Teks harus memperhatikan jenis font, ukuran dan warna agar lebih mudah dibaca.
4. Movie dan animasi untuk memperjelas pesan.
5. Navigasi perlu memperhatikan penempatan navigasi dan bentuknya yang mudah menarik perhatian.
6. Efisiensi dengan memperhatikan waktu, tenaga dan biaya.

3. Microsoft Excel

Tugas pokok guru yang tidak kalah penting dan rumit dari melaksanakan pembelajaran adalah melakukan penilaian (assessment) terhadap hasil belajar siswa dan melakukan analisis hasil belajar untuk mendapatkan umpan balik (feedback) sebagai bahan masukan bagi guru dan siswa dalam mengambil langkah selanjutnya apakah melakukan remedial atau pengayaan (enrichment).

Ketika komputer belum merambah ke sekolah-sekolah, kegiatan penilaian dan analisis hasil belajar dilakukan secara manual dan paper oriented. Kegiatan penilaian dan analisis hasil belajar terasa begitu rumit dan menjemukan. Untuk menganalisis siswa satu kelas saja yang berjumlah 40 siswa, tidak dapat selesai dalam satu hari dengan menggunakan kalkulator.

Namun dengan memanfaatkan aplikasi microsoft excel guru dapat mengolah nilai siswa dan menganalisis tingkat kesukaran soal sekaligus dalam waktu singkat, sehingga diperoleh data berapa siswa yang perlu pengayaan dan berapa siswa yang perlu remedial serta soal mana saja yang termasuk kategori mudah, sedang maupun sukar dan soal mana saja yang ditolak, perlu direvisi maupun diterima untuk dikoleksi dan disimpan di bank soal. Di samping itu, guru juga dapat membuat raport sementara secara otomatis menggunakan rumus sebagai laporan hasil belajar siswa.

Semua pekerjaan tersebut jika sebelumnya membutuhkan waktu berhari-hari, maka setelah memanfaatkan teknologi informasi, semua pekerjaan itu dapat selesai hanya dalam waktu beberapa jam saja. Guru hanya perlu meng-entry-kan data yang ada dan selebihnya dikerjakan oleh komputer.

Misalnya ketika penulis akan memeriksa hasil ulangan blok dalam bentuk pilihan ganda atau pun uraian, maka penulis tinggal meng-entry-kan jawaban siswa dan skornya, maka secara otomatis diperoleh data nilai siswa, nama siswa yang tuntas dan tidak tuntas, jumlah siswa yang tuntas dan tidak tuntas, tingkat kesukaran soal mana yang mudah, sedang dan sukar serta data tentang mana soal yang ditolak, perlu direvisi dan nomor berapa soal yang diterima. Di samping itu, data yang diperoleh langsung masuk ke dalam lembar Laporan Hasil Belajar Siswa (LHBS) secara otomatis, sehingga guru tinggal mem-print-out LHBS tersebut untuk dikirim kepada orang tua.

Dengan memanfaaatkkan microsoft office, seluruh dokumen pembelajaran mulai dari perencanaan, pelaksanaan, penilaian dan analisis hasil belajar serta data tentang perkembangan siswa dan nilai siswa semuanya didokumentasikan dengan rapih dan dapat diakses kapanpun. Guru akan terhindar dari masalah pengarsipan dokumen di kantor maupun di rumah karena semua dokumen tersebut telah dsimpan secara digital. Print-out dokumen dapat dipersiapkan untuk kepentingan pembelajaran dan supervisi tanpa harus merasa khawatir hilang atau rusak karena guru memiliki back-up data di komputer.

Internet dan Bahan Ajar Berbasis ICT

Salah satu kendala yang dihadapi guru di lapangan ketika membuat persiapan pembelajaran adalah terbatasnya buku sumber materi pembelajaran. Keberadaan perpustakaan di sekolah pun tidak dapat menjawab permasalahan kurangnya sumber belajar. Keterbatasan anggaran yang ada di sekolah semakin melengkapi alasan kurangnya ketesediaan sumber bahan ajar.

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat dewasa ini telah memberikan alternatif pemecahan masalah bagi guru dalam mengatasi kesulitan sumber bahan ajar. Internet menyediakan solusi bagi guru dalam membuat persiapan pembelajaran yang berbasis ICT. Guru tinggal mengakses dan berselancar di internet untuk mencari dan menemukan materi yang dibutuhkan sebagai bahan ajar di kelas.

Interconnected Network atau lebih populer dengan sebutan internet adalah sebuah sistem komunikasi global yang menghubungkan komputer-komputer dan jaringan-jaringan komputer di seluruh dunia. Internet dapat memberikan informasi yang mendidik, positif dan bermanfaat bagi manusia, namun juga dapat dijadikan lahan kejelekan dan kemaksiatan. Hanya etika, mental dan keimanan masing-masing lah yang menentukan batas-batasnya.

Dengan adanya internet sejatinya persoalan kurangnya sumber bahan ajar tidak menjadi persoalan lagi bagi guru, karena internet sendiri adalah lautan informasi di belantara dunia maya. Apapun dapat diakses oleh guru asalkan tahu caranya. Internet adalah pintu gerbang informasi yang terbuka sehingga siapapun dapat mengakses, termasuk siswa. Saat ini, sulit sekali ditemukan siswa yang tidak mengenal dan akrab dengan internet terutama mereka yang tinggal di daerah perkotaan.

Internet telah merubah pola-pola komunikasi, pola sosial dan tatanan nilai yang selama ini telah mapan di masyarakat, bahkan secara ekstrim telah menafikan batas-batas teritorial antar negara. Informasi bukan lagi milik mereka yang pintar, melainkan milik mereka yang memiliki akses ke media informasi. Jika selama ini guru dipandang sebagai pigur yang serba tahu dan pemegang otoritas tunggal di kelas, maka seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, anggapan tersebut dapat dikoreksi, apalagi jika guru tersebut buta internet. Di jaman sekarang, seorang siswa sah-sah saja lebih pintar dari gurunya karena siswa tersebut sering mengakses internet dan membaca buku ketimbang gurunya.

Namun demikian, saat ini kesadaran akan pentingnya pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi bagi kepentingan dunia pendidikan sudah merasuki semua stockholder pendidikan. Ketika guru mengajar di kelas multimedia, maka disamping menggunakan aplikasi powerpoint sebagai software presentasi, maka guru dapat meng-insert bahan ajar yang berbasis ICT ke dalam presentasi tersebut. Powerpoint dalam kaitannya dengan bahan ajar yang berbasis ICT tidak lebih hanya sebagai media yang menampilkan bahan ajar tersebut supaya lebih menarik. Sementara bahan ajar itu sendiri bersumber dari internet atau pun dibuat sendiri oleh guru dengan menggunakan software tertentu.

Hardware and Software yang Mendukung

Untuk dapat menampilkan berbagai bahan ajar berbasis ICT baik yang bersumber dari internet maupun hasil kreatifitas guru sendiri, terdapat beberapa fasilitas yang perlu dipersiapkan oleh pihak sekolah, yaitu:

1) Hardware (perangkat keras)

Perangkat keras yang minimal perlu dipersiapkan di sekolah yang mendukung pada kegiatan pembelajaran berbasis ICT adalah:

a. Ruang multimedia
b. Satu unit laptop dengan spesifikasi minimal:

  • Prosessor minimal Celeron.
  • Memori minimal 512 MB
  • Harddisk minimal 80 GB
  • DVD Writer
  • Modem internal atau eksternal
  • VGA card minimal 64 MB
  • Sound card
  • USB fort
  • Card reader dan webcam

c. Satu set in-focus
d. Satu unit printer
e. Satu unit televisi berwarna minimal 21 inchi
f. Satu unit DVD player
g. Satu set sound system
h. Line Telepon atau

i. Pemancar

2) Software (perangkat lunak)

a. Operating system Windows XP atau Linux
b. Microsoft office (Word, Excel, Power point, Access)
c. Java applet
d. Shockwave player
e. Macromedia Flash
f. Quick Time Player
g. Adobe Acrobat Reader
h. Breeze

i. Search engine yang popular seperti Google dan Yahoo dan software untuk browsing internet yang popular seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari dan Opera.

Di samping perangkat keras (hardware) dan lunak (software) tersebut, juga tidak kalah penting adalah guru sebagai brainware yang akan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam pembelajaran. Guru perlu menguasai dan mengerti perangkat keras dan perangkat lunak tersebut agar dapat membuat persiapan pembelajaran berbasis ICT.

Untuk berkomunikasi di internet dengan netter di belahan dunia lainnya dengan menggunakan e-mail, maka seorang guru perlu untuk memiliki account di internet dengan mendaftar di Yahoo. Adapun cara untuk mendaftar e-mail di Yahoo secara gratis dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

– Klik Browser Internet Explorer atau kalau ada Mozilla Firefox.
– Ketik alamat yang diinginkan http://www.yahoo.com
– Lalu klik Mail
– Kemudian klik Sign Up Now
– Setelah tampilan yang berikutnya terbuka, anda pilih yang Free atau gratis.
– Setelah tampilan yang berikutnya terbuka, anda dapat mengisi formulir yang tersedia.
– Kemudian setelah formulir terisi, kliklah Submit This Form.

Setelah memiliki account di Yahoo, maka seorang guru dapat membuka dan mengirim e-mail secara gratis. Adapun cara untuk membuka e-mail sebagai berikut:

– Klik Browser Internet Explorer
– Ketik alamat Yahoo http://www.yahoo.com
– Masukan Yahoo ID dan Password lalu tekan Sign In
– Setelah klik Check E-mail
– Klik In-Box
– Klik Subject E-mail yang ada di In-Box.

Jika ingin mengirim e-mail, dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:

– Klik Compose atau new
– Isi kolom yang tersedia, yaitu:
– To: alamat e-mail yang dituju.
– Cc: alamat e-mail lain
– Bcc: alamat e-mail lain lagi
– Subject: hal surat/judul surat

Keuntungan dan Kelemahan Pemanfaatan ICT

1. Keuntungan bagi siswa:

a) Interaksi siswa dengan guru melalui e-mail
b) Interaksi siswa dengan siswa melalui milis
c) Interaksi siswa dan siswa dengan guru bersama-sama
d) Interaksi siswa dengan pelajaran
e) Mendapat sumber belajar alternatif yang tersedia secara luas.

2. Keuntungan bagi guru:

a) Efisien dan efektif
b) Memperkecil kesalahan persepsi
c) Mengatasi masalah kekurangan alat
d) Mengembangkan kompetensi guru di bidang ICT.
e) Mengembangkan  ICT dengan belajar mandiri, berinisiatif, kreatif dan inovatif.
f) Berkomunikasi dengan sesama guru secara nasional maupun internasional
g) Memperoleh materi ajar secara cepat dan murah berbasis ICT

3. Kelemahan pemanfaatan ICT:

a) Penggunaan internet memerlukan infrastruktur yang memadai
b) Penggunaan internet mahal
c) Komunikasi melalui internet sering kali lamban.